Brauche schnell mal Englisch-Hilfe

[Flake]

Wir erwarten Workshop-Teilnehmer aus den USA, Irland und der Schweiz, sollen morgen ankommen.

Mein Chef will morgen mit denen, die bereits angekommen sind, in dem Hotel, in dem alle wohnen, essen und sich dafür um 19 Uhr mit den Teilnehmern im Hotel-Foyer treffen. Die anderen können aber auch später noch gern dazu stossen, dann an der Bar oder im Restaurant.

So, ich darf das Ganze als Mail verfassen - nur, wie genau schreibe ich das?

Bitte, helft mir!

[urlauber]

Dear Ladies and Gentlemen,

we have the chance to host you as participants of our workshop. To enable you a very pleasant stay we would kindly like to invite you for dinner. Therefore we will meet in the lobby at 7 pm.
If you are not able to make it by this time, you are welcome to join later in the restaurant or bar, depending on the time you arrive.

Best regards and a pleasant journey

...

[Flake]

Danke, hab´s inzwischen aber schon selbst hinbekommen.
(mein Chef hat Druck gemacht)

[mafalda]

Original geschrieben von urlauber
Dear Ladies and Gentlemen,

we have the chance to host you as participants of our workshop.

... and we don't wanna miss it ???