Papierloses Büro, eure Erfahrungen

[Astrid66]

Ich arbeite in einem Handwerksbetrieb und unser Chef möchte auf „papierloses Büro“ umstellen.
Morgen haben wir einen Termin bei einem Anbieter der Softwarelösungen diesbezüglich anbietet. Vorteile sind ja klar, weniger Papier, weniger Ordner, mehr Platz im Büro, jeder hat Zugriff.



Nachteile sind für mich:
- Belastung für Augen, Körper größer


- Wenn z. B. Preise v. Rechnungen kontrolliert werden müssen, können diese nicht als geprüft abgehakt werden, es können keine Notizen mehr auf den Dokumenten vermerkt werden


- Das Finden von Dokumenten stelle ich mir problematisch vor, sprich das Abspeichern in den richtigen Ordner, damit auch die Dokumente wieder gefunden werden.


Was fällt Euch noch dazu ein? Was muss das System unbedingt können.

[gesa1974]

Meines Wissens müssen Ein- und Ausgangsrechnungen zur Nachweispflicht immer noch in Papierform vorliegen. Spätestens zu einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Wir hatten ähnliche Pläne aber unser Steuerberater hat dem direkt einen Riegel vorgeschoben

[Exuser 25]

Hallo Astrid,

ein wirklich papierloses Büro kann ich mir nicht vorstellen, obwohl ich unnötige Ausdrucke vermeide.

Zu 2. Notizen, geprüft usw. kann man mit einem Adobe Acrobat abhaken. Kein Problem. Muss halt nur jeder eine Lizenz haben.

Zu 3. Ich finde papierlose Ablage wesentlich effizienter. Man muss nur ein einheitliches Ablagesystem definieren und wie die Dateien benannt werden. So kann man über die Suchfunktion jede Datei finden, auch wenn sie im falschen Ordner ist.

Nachteil ist für mich z. B.:

Manche Sachen muss man ausgedruckt, also griffbereit vor sich haben: Reiseunterlagen, der aktuelle Outlook-Kalender. Schriftliche oder Fax Bestellungen müssen anschließend eingescannt und das Original vernichtet werden.

[Mäusken]

Es ist eine Illusion, dass es GANZ papierlos ginge, aber zumindest das Archivieren kann papierlos gut funktionieren (wie es rechtlich aussieht, weiß ich aber nicht).

Wie schon geschrieben, kommentieren kann man z.B. mit Acrobat. Ausserdem wird ein entsprechendes Dokumentensystem mit einiger Sichheit auch Funktionien dafür anbieten. Die Ablage sollte nicht nur eindimensional sein, sondern vielleicht auch eine Klassifikation, Schlagworte und ggf. sogar eine Volltextsuche (wenn man nach dem Scannen eine Texterkennung macht) bieten.

Das wichtigste bei solchen Projekten ist aber vorher eine Analyse der Geschäftsvorgänge und die Formulierung eines entsprechenden Lastenheftes. Wenn man das gründlich macht, ist die eigentliche Umstellung gar nicht so aufwendig und die Chance, die Abläufe zu optimieren groß.

[Carrie Ann]

Wir arbeiten hier auch weitesgehend papierlos. In der Firma, in der ich vorher gearbeitet habe, war das nicht so. Das war erstmal ne große Umstellung für mich, weil mir eben auch dieses Notizen machen fehlte. Aber so langsam gewöhne ich mich daran und strukturiere meine Arbeitsweise eben um.
Für die Rechnungen zB arbeiten einige von uns mit 2 Bildschirmen und habe die eine Rechnung links, die andere rechts und können so direkt vergleichen. Diese werden für uns von einer Firma gescannt und in ein System eingespeist, mit dem wir dann arbeiten. Klar, es muss Originale geben.
Ich finde, es ist einfach anders. Aber man kann sich dran gewöhnen und ich finde es auch besser, weil man viel mehr Luft hat und nicht alles so zugemüllt ist.

[Astrid66]

Vielen Dank für Eure Antworten.

Klar, dass es nicht ganz papierlos geht, aber das Kind braucht halt einen Namen.

Das mit dem Kommentieren mit Adobe finde ich schon mal sehr hilfreich und werde morgen beim Gespräch darauf zurückkommen.

Obwohl Handwerksbetrieb ist mein Chef solchen "Modernisierungen" immer sehr aufgeschlossen gegenüber. Inwieweit dies in unserer Branche sinnvoll ist, wird sich noch rausstellen.

Angeblich arbeiten viele Arztpraxen und Steuerkanzleien "papierlos".

[gesa1974]

Angeblich arbeiten viele Arztpraxen und Steuerkanzleien "papierlos".

Grad was letztere angeht, habe ich da meine Zweifel. Denn die papierhafte Aufbewahrungspflicht für Rechnungen besteht nach wie vor. Da kommt man als Betrieb nicht drumherum. Gerade Steuerberater haben am meisten mit Prüfungen seitens des Finanzamtes damit zu tun und werden dies sicher nicht vernachlässigen.
Kann aber sein, das der interne Schriftverkehr und die Auswertungen möglichst papierlos laufen. Aber keinesfalls Rechnungsbelege.

[Exuser31]

Grad was letztere angeht, habe ich da meine Zweifel. Denn die papierhafte Aufbewahrungspflicht für Rechnungen besteht nach wie vor. Da kommt man als Betrieb nicht drumherum. Gerade Steuerberater haben am meisten mit Prüfungen seitens des Finanzamtes damit zu tun und werden dies sicher nicht vernachlässigen.
Kann aber sein, das der interne Schriftverkehr und die Auswertungen möglichst papierlos laufen. Aber keinesfalls Rechnungsbelege.

Ich kann das nicht so ganz glauben, dass diese Aufbewahrungspflicht für Rechnungen genauso so weiterbesteht. Ich weiß, dass Eingangsrechnungen bei uns nach drei Monaten vernichtet werden, in einigen Tochterbetrieben nach einem Jahr. M. W. müssen nur mehrfach Sicherungen (ich glaube, drei) vorhanden sein. Unsere Juristen hätten sicherlich ein Veto eingelegt, wenn es anders wäre und die Steuerberater hatten da auch noch nie was zu meckern!

Klar, man sieht schon, ich habe arbeite in einem beleglosen Büro. Na ja, so halbwegs. Es wird sehr viel, z. B. das gesamte Finanz- u. Rechnungswesen, Verwaltungsvorgänge usw. beleglos gemacht. Ich finde es sehr gut, weil ich den Ablauf und die Archivierung, wenn alles gut organisiert ist, für sehr sicher halte. Wirklich genervt hat mich der Bildschrim, wenn man eine Bearbeitungsmaske und ein Dokument geöffnet hatte. Das war mir zu wuselig. Abhilfe hat da deutlich ein zweiter Bildschirm geschaffen.

Ob sich das in einem Handwerksbetrieb - hängt natürlich auch von der Größe - ab, wirklich lohnt, da bin ich mir nicht so sicher!

[Babs]

Hach papierloses Büro, das wär toll (zumindest weniger Papier wäre super)

Leider bei uns undenkbar

Mein Chef druckt alles aus (auch die belangloseste E-Mail) und gibt sie uns zur Ablage (inzwischen dürfen wir aber gnädigerweise selber entscheiden, ob wir sie nicht sofort in der runden Ablage entsorgen - was wir freudig tun )

[Exuser 25]

Meiner druckt auch alles aus, ich wundere mich täglich über die gefällten Bäume auf seinem Schreibtisch.

Original-Rechnungen muss man meines Erachtens nicht aufbewahren, Scan reicht. Aber kann man ja ganz leicht nachschauen, Stichwort Aufbewahrungsfristen.