Mitarbeiterführung - wenn man weiß dass man versagt hat

[sternchen001]

Ihr Lieben,

ich brauche einmal eure Hilfe. Und: schonungslos offen, ich weiß mein Verhalten war falsch und will einen Ausweg finden!

Die Fakten:
Ich bin "Vorgesetzte" von einem kleinen Team mit momentan noch 5 Mitarbeitern, wobei uns einer verlassen wird Ende des Monats.
Konkret handelt es sich um ein Medzinisches Versorgungszentrum, dessen Geschäftsführer samt Verwaltungsapparat in NRW sitzt, wir sind in Bayern ansässig.
Ich bin nur dem Geschäftsführer unterstellt, meine Mitarbeiter aber indirekt auch der Verwaltung.

Die Situation:
Meine Empfangs-/Rezeptions-/Abrechnungsangestellte hat heute einen Anruf unseres Regionalmanagers bekommen mit einer Info bzgl unseres Info-Tages der nächste Woche stattfindet.
Bisher (so auch in einer schriftlichen Mail letzte Woche bestätigt) kümmerte ich mich direkt um das Catering und was es eben sonst so dafür noch zu organisieren gibt, in diesem Anruf teilte die Regionalmanagerin nun mit, dass sie Getränke bestellt habe und auch die Häppchen. Anschleßend kam dies schriftlich in einer Email.
Ich habe daraufhin meine Rezeptionsdame angesprochen, was denn diese Email bedeutet, denn ich wusste bis dato nichts von dem Anruf, hatte nur die Mail als Info. (Hintergrundinfo: die Verwaltung funktioniert aus Praxissicht Null, Beispiel es ist wichtig welche Farben in dem Blumenstrauß an der Rezeption stehen, aber nicht dass die MA rechzeitig bei der Krankenkasse sozialversichert werden.....)
Ich habe der Dame also mitgeteilt wie unmöglich ich das fände, dass ich mich doch darum kümmere.

Mein erster Fehler: ich war da schon sehr emotional, weil mit besagter Regionalmanagerin einfach nur Müll passiert, ebenso von Verwaltungsseite die Prioritäten einfach merkwürdig verteilt werden siehe Beispiel oben. Das heißt ich wurde lauter.

Meine Mitarbeiterin steigerte sich ebenfalls rein, wurde ebenso "laut" (allerdings war keiner abfällig oder beleidigend, einfach nur hitzig).
Sie gab mir dann die Info, dass die Regionalmanagerin sie auch angerufen und darüber informiert hätte. Und dass sie keine Lust hätte unser (= Ich und Regionalmanagerin) Spielball zu sein. Ich sagte ihr, dass könne sie ganz einfach vermeiden, indem sie dann der Dame sagen soll, dass der Regionalmanager dass doch bitte direkt mit mir klären soll, dann wäre sie raus.
Daraufhin sagte sie mir, dass das wohl ja nicht gehe, wenn der Anruf keine "Frage" beinhalte sondern einfach nur eine Info.
Die Diskussion ging weiter, ich bin dann aus der SItaution raus, kam 5 Minuten später wieder und sagte ganz ruhig zu ihr, ob sie nochmal 2 Minuten für ein Gespräch habe, woraufhin sie mir sagte:nein, ich habe jetzt feierabend, sie hat darauf keinen Bock mehr, es sei eh immer das selbe und sie gehe jetzt".
Ich teilte ihr dann noch mit, dass sie ab jetzt von mir die Anweisung hätte, die Telefonate der Regionalmanagerin an mich weiterzustellen und bin in mein Büro gegangen.



Soweit die akute Situation. Die Vorgeschichte der Dame und mir ist länger.
Wir kennen uns aus der vorherigen Arbeit, wo wir beide schon zusammen gearbeitet haben ( wie fast der gesamte Rest meines Teams auch), ich aber zwar Ranghöher war als sie, aber nicht direkt Vorgesetzte.
Seit dieser Zeit duze ich auch alle meine MA und sie mich auch, meine "Führungsstil" war immer schon eher freundschaftlich, ich schaue dass ich meinen MA so weit möglich entgegen kommen kann, bin flexibel was Urlaube, Arbeitsszeiten etc. angeht.
Mit dieser Dame war ich früher auch privat unterwegs, seit 2,5 Jahren ist das (für mich unerklärlicherweise) gekippt. Wir hatten einige wirklich unschöne Streits, sie ist ein eher schwieriger Typus Mensch, auch die anderen MA ecken untereinander nur mit ihr an.
Sie ist wahnsinnig perfektionistisch veranlagt, steht sich selber manchmal dabei im Weg und ich habe den Eindruck sie verzettelt sich in Kleinigkeiten und übersieht dass das vielleicht gar nicht so wichtig ist.

Vor 6-8 Wochen sind wir wieder mal aneinander geraten, hatten uns in einem Gespräch aber ausgesprochen und seit dem lief es eigentlich gut.
Meine Wahrnehmung ist, dass sie mich als Führung nicht wirklich ernst nimmt, zumindest nicht in voller Konsequenz, sondern eher wie einen guten Freund der aber mehr Ahnung hat.

Und sie hat eine Art an sich, die mich auf die Palme bringt. Was nicht hilfreich ist.
Und ich weiß, dass ich da einige kardinalfehler gemacht habe, aber nun soll es besser werden. Mich belastet sowas nämlich und das will ich nicht mehr.
Was mein Problem aber auch ist: der Verwaltung in Dus macht nur Murks, letztlendlich kann ich das aber nicht beeinflussen, das der Chef dafür keine Auge und noch weniger ein Ohr hat. Gleichzeitig will ich dass mein Team vor Ort aber reibungslos läuft.

2 Dinge gehen mir jetzt durch den Kopf, für die ich eine Einschätzung bräuchte: würdet ihr euch für das Lautwerden entschuldigen? Würdet ihr sie überhaupt nochmal darauf ansprechen? Sollte ich ihre "Gesprächsverweigerung" ansprechen? -- ebenso wie einen Rat wie ihr das weitere Zusammenarbeiten gestalten würdet. Mehr Führung, mehr Kontrolle? Im Moment lasse ich sie laufen, es läuft nichtsx gevierend falsch, aber sie kann zB kommen wie sie mag, ich "vertraue" ihr was Überstunden angeht, sie kann sich selber aussuchen wann sie diese ausgleicht etc.

Tausend Dank für Eure Einschätzungen und Meinungen

[Puckprinzessin]

Meiner Meinung nach war dein einziger Fehler das Lautwerden. Inhaltlich hast du doch völlig Recht, wenn jemand bezüglich einer Veranstaltung, die du managst, anruft und Infos hinterlässt, muss sie die weiterleiten. Dafür sitzt sie ja am Empfang. Für deinen Ton wolltest du dich entschuldigen, das Gespräch wollte sie nicht führen. Und das geht meiner Meinung nach nicht gegenüber dem Vorgesetzten. Da sieht sie dich definitiv mehr als Freundin.

Ich würde erneut das Gespräch suchen und auf ein solches auch bestehen. Dich für den Ton entschuldigen, nicht aber für den Inhalt. Sagen, dass du weißt, dass die Verwaltung Murks macht, aber dass es gerade deshalb so wichtig ist, dass ihr als Team gut funktioniert und Infos von außen, wie mit der Regionalleiterin, an dich als Vorgesetzte auch weitergetragen werden, damit du reagieren kannst.

[Gästin]

In meinen Augen verlagerst du ein Problem, das du mit deinem Regionalmanager hast auf deine Mitarbeiterin.

Für mich sieht es so aus, dass du den Konflikt nach oben nicht angehen kannst und ihn deshalb nach unten austrägst.

Die Mitarbeiterin scheint doch gut zu funktionieren, also musst du da gar nichts ändern, außer dich bei ihr zu entschuldigen, dass du überreagiert hast. Und dann musst du den Regionalmanager anrufen und einige Dinge, die nicht gut laufen, klären.

Kleine Ergänzung: Ein Konfliktgespräch kurz vor Feierabend, nachdem du schon laut geworden bist, geht m. E. gar nicht. Wenn die Mitarbeiterin tatsächlich Feierabend hatte, muss sowas respektiert werden, es sei denn, der Laden geht gerade unter. Aber das war bei euch ja nicht der Fall.

[sternchen001]

Kleine Ergänzung: Ein Konfliktgespräch kurz vor Feierabend, nachdem du schon laut geworden bist, geht m. E. gar nicht. Wenn die Mitarbeiterin tatsächlich Feierabend hatte, muss sowas respektiert werden, es sei denn, der Laden geht gerade unter. Aber das war bei euch ja nicht der Fall.

Eigentlich wäre ihr Dienst noch eine halbe Stunde länger gegangen, sie hat dann wohl spontan beschlossen Überstunden abzubauen.


Danke für Euren Input, ich lass mir das mal durch den Kopf gehen.

[Marilyn0106]

Eigentlich wäre ihr Dienst noch eine halbe Stunde länger gegangen, sie hat dann wohl spontan beschlossen Überstunden abzubauen.

Zumindest dafür würde ich sie zurechtweisen. Es kann doch nicht sein, dass sie von jetzt auf sofort beschließt Überstunden abzubauen und einfach geht. Das sie das von dir gewünschte Gespräch rundheraus ablehnt, bestätigt m.E. deine Vermutung, dass sie dich nicht wirklich ernst nimmt. Vielleicht solltest du das unterbinden, bevor mal was richtig gravierendes geschieht.

[all about eve]

Sehe ich nicht so - man kann nicht erwarten, wenn man selbst emotional wird, dass dann der andere, wenn man kurz darauf wieder heruntergekommen ist, einem klärenden Gespräch sofort aufgeschlossen gegenübersteht. Die Kollegin hat sich sicher auch geärgert. Und wenn freie Arbeitszeit vereinbart ist und man Überstunden (vermutlich eher Gleitzeit) abbauen darf, besteht für sie kein Anlass oder eine Verpflichtung zu bleiben, es sei denn, Patienten/Kunden rennen dem Unternehmen gerade die Bude ein. Ich würde jeder Partei raten, noch eine Nacht darüber zu schlafen und dann nochmals ein klärendes Gespräch zu suchen.

Und ansonsten schließe ich mich Gästins Post an, ich finde, sie hat den Nagel auf den Kopf getroffen.

[Rosine]

Und ansonsten schließe ich mich Gästins Post an, ich finde, sie hat den Nagel auf den Kopf getroffen.

Ja, das sehe ich auch so. Und rede Dir nicht ein, dass Du "versagt" hast. Du bist laut geworden, weil Dir ob all der Dinge, die schief laufen und schwierig sind, die Galle übergelaufen ist. Das mag nicht besonders professionell sein, ist aber menschlich und nachvollziehbar. Genauso würde ich das Verhalten Deiner Mitarbeiterin beurteilen: sich einem klärenden Gespräch zu entziehen, ist professionell nicht in Ordnung, menschlich aber nachzuvollziehen.

Mach Dir nicht so viel Stress deswegen. Wenn Eure Zusammenarbeit sonst gut funktioniert, sollte der Zwischenfall mit ein paar Worten aus der Welt zu schaffen sein.

Der größere Klärungsbedarf scheint mir da tatsächlich mit der Regionalleitung vorzuliegen.

[sternchen001]

Ich danke EUch für Eure Ideen.

Das mit der Regionalleitung ist tatsächlich eine baustelle, ich sehe meinen Fehler hier dass ich auch da zu "freundschaftlich" gehandelt habe und offen meine Meinung was ich davon halte kund getan habe.
Das muss ich in Zukunft ändern, da muss ich mich mit jemand anderem drüber austauschen, ich denke die eigenen MA sind da, egal wie befreundet man ist, der falsche Ansprechpartner.

Was mich so auf die Palme bringt bei ihr ist für mich folgendes: ich habe das Gefühl von ihr als Vorgesetzte nicht ernst genommen zu werden. Die Vorteile daraus nimmt sie mit (wie gestern, sie hat keine GLeitzeit, sie hätte eigentlich noch eine halbe Stunde bleiben müssen. Aber ich habe ihr bisher die Freiheit gelassen selber zu entscheiden wann sie eher gehen kann und wann sie wie Überstunden macht. Da musste null absprache erfolgen), die unangenehmeren Stellem übergeht sie (Beispiel: letzte Teambesprechung, ich habe alle Damen gebeten auf ihr Outfit zu achten, wir haben Firmenpolos mit großem eingesticktem Logo und eben sie bügelt es nie, sitzt aber am Empfang damit. Damit sich nicht jemand einzeln auf den Schlips getreten fühlt, habe ich es erstmal in die Runde gesagt, dass bitte jetzt wieder alle verstärkt darauf achten, dass die Polos gebügelt sind. Ihr EInwand: sie bügelt zuhause aber sonst auch nichts, woraufhin ich nochmal alle höflich bat, dies aber ab sofort zu tun) - Fazit gestern: wieder von ihr ein ungebügeltes Polo.
Es sind Kleinigkeiten, aber das macht mich bei ihr wahnsinnig.

Gleichzeitig versucht sie aber zur Verwaltung ja ach so korrekt zu sein und sich dort als ganz wichtig und besonders hervor zu tun.

Mein Fazit für mich: Ich muss konsequenter ihr/meinen MA gegenüber werden, muss meine Position klarer als Chef und weniger als "Freund" definieren.

[Exuser64]

Das mit dem Bügeln von Poloshirts würde ich als Schikane empfinden, ich hab die auch noch nie gebügelt, weil die bei uns immer glatt aus der Wäsche kommen.
Weiß gar nicht, ob man das von Mitarbeitern verlangen darf.

[Medha]

Ich würde mich entschuldigen und ihr gleichzeitig zu verstehen geben, dass Du als Führungskraft die Verantwortung für den Laden trägst und damit auf die Einhaltung von Regeln achten musst. Es gibt bei bestimmten Dingen Ermessensspielraum und den gibst Du und an anderen Stellen eben nicht und da musst Du auf die Einhaltung bestehen. Bei Verstössen würde ich darauf hinweisen, immer wieder und letzendlich nach Sanktionierungsmöglichkeiten suchen und diese mittelfristig anwenden.

Und andererseits versuche eine persönliche Distanz aufzubauen. Nur ihre Funktion als Mitarbeiterin sehen und mehr nicht.