Kennt sich hier jemand mit Vereinsfinanzen aus? Verwaltungskosten, Wirtschaftsprüfer

[Medha]

Vielleicht kennt sich hier ja jemand damit aus. Bevor ich mich aufrege, versuche ich doch jemanden zu finden, der etwas mehr Ahnung davon hat als ich.

Ich bin im Förderverein eines Museums. Die Mitgliedsbeiträge bringen ca. 40000 EUR im Jahr, es werden aber noch regelmässig Spenden von ca. 250000 EUR jährlich akquiriert, manchmal auch mehr. Der Verwaltungsaufwand beträgt zur Zeit 32.000 EUR pro Jahr und weil ich das sehr hoch finde, habe ich den Vorstand nach der Kostenstruktur gefragt. Von den 32.000 EUR entfallen 20.000 EUR auf den Wirtschaftsprüfer. Ist das nicht etwas viel? Der Verein hat ja nicht viele Ausgabenposten oder einen "Geschäftsbetrieb". Es kommen die Beiträge rein, dann geht etwas Geld für eine Publikation raus und für Schriftwechsel mit den Mitgliedern und die Orga der Jahresversammlung. Es gibt Rückstellungen für zukünftige Förderungen (2-3 Posten pro Jahr) und eben Ausgaben für geförderte Forschungsprojekte, das sind eben auch ca. 5 im Jahr.

Weiss jemand ob und wie die 20.000 EUR für den Wirtschaftsprüfer zu rechtfertigen sind?

Danke schon mal!

[Padme]

Wieviele Buchungen bzw. Buchungszeilen gibt es denn pro Jahr? Wenn jedes Mitglied z. B. nur 20 € Beitrag im Jahr zahlt und bei den Spenden auch viele kleine Summen von z. B. 50 €, dann läppert sich das schon. Und der Aufwand für einen Abschluss ist beim Verein auch nicht zu verachten. Die meisten Berater haben meines Wissens keine spezielle Vereinssoftware und dann muss man schon manuell so einiges rumrechnen. Ich habe hin und wieder schon mal Abschlüsse für kleinere Vereine gemacht und einige 100 € kamen da schon zusammen. Der Förderverein scheint etwas größer zu sein und dann kann es gut sein, daß der Abschluss auch vom WP testiert werden muss und dann kommt richtig was zusammen. Versuch doch mal rauszubekommen, wieviele Buchungszeilen es pro Jahr gibt. Dann kannst du hochrechnen, wieviel Stunden allein die Buchhaltung in Anspruch nehmen kann. Grob geschätzt kann man pro Stunde 60 Buchungen erledigen. Wird der Abschluss denn vom Verein selber erstellt oder macht das quasi auch der WP?

[i<3absolut]

Also, eins vorab. Ein Wirtschaftsprüfer darf keine Abschlüsse erstellen, die er selber prüft.
Ich wäre an den Betrag mal rational rangegangen: 20.000 sind vermutlich inkl. USt, also sind es effektiv 16.800 für den WP. Bei einem durchschnittichen Stundenlohn von 180€ sind das etwa 90 Stunden. Die fallen an für Auftragsannahme (inkl. 'vorbereitende Prüfungshandlungen), Prüfung, ggf. auch noch Gemeinnützigkeitsprüfung, Dokumentation und Qualitätssicherung, Berichterstellung. Ggf wird ja auch gleich eine Steuerberatung gemacht? Je nach Größe kann der Aufwand natürlich auch nur bei einer Woche liegen. Schwer einzuschätzen, aber der Betrag ist auf jeden Fall nicht komplett unrealisitisch.

[Medha]

...Schwer einzuschätzen, aber der Betrag ist auf jeden Fall nicht komplett unrealisitisch.

Danke. Das beruhigt mich. Ich plane, mich in den nächsten Jahren etwas aktiver einzubringen, z.B. bei der schrittweisen Ergänzung der Kommunikation mit E-Mail, zur Zeit läuft alles auf Papier. Dann habe ich auch die Chance auf einen besseren Einblick.

[i<3absolut]

Wenn du in einer Kontrollfunktion dort tätig bist, kannst du dir ja das Auftragsbestätigungsschreiben (da steht üblicherweise der Auftragsumfang, sowie die erwarteten Kosten (Stunden, durchschnittl. Stundensatz, Reisekosten etc drin) und die Abrechnung angucken und schauen, ob das für dich plausibel ist.