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Thema: Digitalisieren von Papierkram

  1. #1
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    Standard Digitalisieren von Papierkram

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    Mir fiel eben wieder mal ein, dass ich gern meine Ordner ausmisten und die Unterlagen digitalisieren will. Hat das jemand gemacht? Mit welchen Programm geht das, was kostet es und gibt es bewährte Tipps zur Ordnerstruktur? Nutzt dazu jemand iCloud? Externe Festplatten (wireless?)

    Gibt es eine gute Übersicht, wie lange man Originale aufheben muss? Ich würde das gern nach und nach mal scannen wollen und den Altkram entsorgen. Kann mir jemand helfen?
    Geändert von Iridia (29.04.21 um 20:07:11 Uhr)
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  2. #2
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    Ich kann dir nur den Tipp geben, schau das du als PDF scannst und nicht als .bmp oder .jpg.
    Das braucht wesentlich weniger Speicher, ich würde es mir auf eine Festplatte speichern, je nachdem was es ist. Online weiß man ja nie wer dran kommt.
    Für die Bennennung empfehle ich übrigens Datum in amerikanischer Form und dann Stichwort.

  3. #3
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    Ich nutze dafür Filee, ein System, mit dem man mit dem Handy scannt, dazu gibt es eine Kartonhalterung mit Beleuchtung, die das einlegen, fokussieren und ausschneiden einfach macht. Eigentlich ist die Aufbewahrung der Papierform vorgesehen, dazu gibt es Pappkassetten. Die Scans werden auf Servern in Deutschland gespeichert. Das System ist kommerziell, man zahlt also für ein Kontigent an Speicherungen, entweder über die Pappkassette oder über ein Abomodell. Ich bin recht zufrieden, weil es den händischen Teil sehr vereinfacht. Die Scans werden kurz mit Titel, Datum und Stichworten beschrieben, es gibt verschiedene Kategorien, z.B. Rechnungen.

    Ich weiß, das ist nicht, was Du Dir vorstellst, ich wollte es Dir aber als Alternative nicht verheimlichen.
    Mache mir Gedanken über Hautpflege und Make Up. Mein Handy behauptet hartnäckig "kein Gesicht erkannt".

  4. #4
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    Vielen Dank.

    Ausgangspunkt meiner neuen Überlegungen war dieses Video:

    https://youtu.be/-ab3V3UonRM

    Die App habe ich mir heruntergeladen. Da ich mich nicht einloggen konnte, hab ich gesehen, dass es 60 Euro im Jahr kostet. Jetzt ist das ein Angebot, aber es gibt noch mehr. Kostenfrei muss es nicht sein, aber wenn die Datein dort erstmal liegen, sind sie vielleicht nicht mehr so einfach zu transferieren und wenn das dann mit einem Mal das Zehnfache kostet (die Erfahrung hab ich mit Photobucket mit Fotos gemacht), würde ich mir das gern überlegen wollen.
    iCloud bietet sowas auch an, da kommt auch die Familie ran, was vielleicht ein Vorteil ist, aber ich nehme erst mal alles auf und überlege dann.
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  5. #5
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    Für Aufbewahrungsfristen gelten § 257 Abs. 1 Handelsgesetzbuch und § 147 AO, Abgabenordnung. Z. B. sind Rechnungen, die Du für die Steuererklärung brauchst, und Steuerunterlagen bzw. auch Jahresabschlüsse 10 Jahre aufzubewahren, hier beginnt die Verjährungsfrist am 31.12. des Entstehungsjahres. Die Aktenvernichtung erfolgt dann jeweils am 01.01. nach der entsprechenden Zeit. Das ist aber nicht bei allen Unterlagen so.

    Ich hebe alles in Papierform ganz altmodisch in Stehordnern und Hängeregistraturen auf, wichtige Dinge, z. B. zum Haus, habe ich zusätzlich noch eingescannt und auf einer externen Festplatte. USB-Sticks sind mir schon kaputtgegangen, und SD-Cards sind mir irgendwie zu klein und können schnell mal runterfallen und ich suche dann ewig unter dem Schreibtisch.
    Frieden schafft Reichtum. Reichtum schafft Übermut. Übermut bringt Krieg. Krieg bringt Armut. Armut macht Demut. Demut macht Frieden. - J. G. v. Kaysersberg

  6. #6
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    Danke.

    Ich hab gerade gelesen, dass man Lohnstreifen 8 Jahre aufheben muss: die Pest und offenbar ist hier das Original noch wichtig. Seit Jahren warte ich darauf, dass das digitalisiert wird. Immerhin bekomme ich sie nur noch, wenn was anders ist als normalerweise.

    Ich hab aber auch noch irre viel altes Versicherungszeug. Da braucht man doch sicher nur noch das erste Dokument und die letzte Aktualisierung.
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  7. #7
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    Zitat Zitat von Iridia Beitrag anzeigen
    Danke.

    Ich hab gerade gelesen, dass man Lohnstreifen 8 Jahre aufheben muss: die Pest und offenbar ist hier das Original noch wichtig. Seit Jahren warte ich darauf, dass das digitalisiert wird. Immerhin bekomme ich sie nur noch, wenn was anders ist als normalerweise.

    Ich hab aber auch noch irre viel altes Versicherungszeug. Da braucht man doch sicher nur noch das erste Dokument und die letzte Aktualisierung.
    Ja, bei Versicherungsunterlagen genügt der Vertrag und die letzte Meldung, das hat mir vorige Woche gerade mein Versicherer gesagt, als ich mit einem dicken Stapel ankam wegen meiner Rentenversicherung, die ab Juli ausgezahlt wird.

    Bei Gehaltsunterlagen müssten es eigentlich 10 Jahre sein, da das Finanzamt noch so lange Steuerprüfungen machen könnte. Obwohl, nach so vielen Jahren prüfen die meist nicht mehr. Meine Kollegin hatte aber als Freiberuflerin schon mal eine Steuerprüfung von drei aufeinanderfolgenden Jahren auf einmal. Das kann also schon passieren.
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