Ich stecke gerade mitten in genau sowas drin (auch komplexes Thema im Baurecht) und es lief immer so: Anrufen ob Mandat passt (Ressourcen, Interessenkollision), zeitnahen Termin vor Ort vereinbart, Daten im Vorfeld zur Vorbereitung hingeschickt, Termin mit vorbereitetem Anwalt durchgeführt, für alles danach hinterhergerannt (siehe Thread im geschlossenen Bereich).
Mein Learning, nachdem wir nun bei Anwalt 3 sind, weil die ersten beiden sehr schleppend bis kaum nach dem Ersttermin geantwortet haben: Direkt am Anfang einen groben Zeitplan aufstellen und Fristen setzen.